Um als Gast den Zugang zu nutzen, muss man jedoch in Teams den Tennant wechseln, also vom eigenen „primären“ Konto auf ein Gastkonto wechseln, eine etwas umständliche Prozedur. Dies kann eine Hürde bei der Kommunikation via Teams mit Externen sein, da diese keine Benachrichtigungen erhalten, wenn sie nicht im Gasttennant sind.

Hier bietet sich die Verwendung eines externen Zugriffs an, da bei diesem der Tennant- Wechsel nicht nötig ist. Mitarbeiter können damit außerhalb ihrer Organisation native Chats, Gruppenchats und Anrufe nutzen, sowie nach Personen in einer anderen Domäne suchen. Personen mit einem externen Zugriff können aber nicht auf Team-Ressourcen zugreifen, Besprechungen starten oder Dateien teilen. Dementsprechend müssen Sie sich keine Sorgen machen, dass diese Personen zum Beispiel Dateien ändern oder sogar löschen. Kurz gesagt ist der externe Zugriff perfekt für die reine Kommunikation mit Personen außerhalb ihrer Organisation geeignet.

Um einen Chat mit einer Person außerhalb ihrer Organisation hinzuzufügen, erstellen Sie wie gewohnt einen neuen Chat oder Gruppenchat mit der E-Mail der externen Personen. Um die Kommunikation etwas einzuschränken hat der Administrator die Möglichkeit aus 3 Einstellungen für Externe zu wählen:

• offener Verbund
• Zulassen bestimmter Domänen
• Blockieren bestimmter Domänen

Der offene Verbund ist die Standardeinstellung und erlaubt es Benutzern, frei mit jeder Person außerhalb der eigenen Organisation zu kommunizieren. Mit dem Zulassen bestimmter Domänen kann z.B. nur wichtigen Partnerunternehmen Zugriff gewährt werden. Diese kleine Übersicht fasst noch einmal die wichtigsten Gemeinsamkeiten und Unterschiede zusammen. Eine Ausführliche Version dieses Vergleiches ist hier zu finden.