Herzlich Willkommen in unserem Blog! Wir möchten Ihnen eine Informationsplattform zu aktuellen IT-Themen bieten, insbesondere im Hinblick auf Modernes Arbeiten mit Microsoft 365, IT-Sicherheit in der Cloud sowie Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Darüber hinaus gewähren wir Ihnen einen kleinen Einblick in unser Unternehmen, unsere Erfahrungen und Kompetenzen. Viel Spaß beim Lesen.
Auto FLAT, Internet FLAT, Handy FLAT – alles FLAT? Immer mehr Dienstleitungen werden als pauschale FLATrate angeboten. Dienstleistungen für IT Betreuung gehören auch dazu. Aber die meisten Unternehmen konsumieren diese IT-Leistungen nach wie vor nach Aufwand.
Warum ist das so? Ist das günstiger? Können so besser Risiken gesenkt werden? Sollte ich IT-Dienstleistungen besser auch als FLATrate beziehen? Diese Fragen beantwortet der folgende Beitrag.
Jedes Unternehmen fängt irgendwann einmal „klein“ an. Ab einer gewissen Größe, spätestens ab 10 Mitarbeitern, stellt sich die Frage: Wer kümmert sich hier eigentlich um die IT? In der Regel ist das dann zunächst erstmal ein interner Mitarbeiter, der mit dem besten IT-Verständnis oder es wird direkt ein Mitarbeiter mit IT-Ausbildung dafür eingestellt. Schnell stellt man fest, egal wie IT-affin der Kollege ist – ohne externen IT-Spezialist kommt man nicht aus. Zu viele IT Themen, zu viel Komplexität. Die Antwort liegt nahe, man sucht einen Spezialisten für IT Dienstleistungen.
Die meisten Unternehmer stellen sich in dieser Situation zwei Fragen: „Was kann der IT Dienstleister?“ und „Was kostet das?“.
Zur Einschätzung der Kompetenz gibt es Indikatoren, zum Beispiel Referenzen und Nachweise, wie den Hersteller Partner Status. Aber vor allem kommt es auf das Konzept an.
Tipp: Sollten Sie einen IT-Dienstleister suchen, lassen Sie sich in jedem Fall sein Betreuungskonzept erklären. Lassen Sie sich vor allem aufzeigen, wie er Ihre IT-Risiken ganzheitlich und nachhaltig senkt und wie er gegebenfalls vorhandenes IT-Personal einbindet bzw. entlastet.
Vordergründig ist für viele Unternehmen vor allem der Preis. Das ist auch verständlich. Stundensätze im Bereich von 90 bis 150 Euro sind heutzutage üblich. Wenn es nun schon so „teuer“ ist, dann möchte man natürlich möglichst wenig Aufwand pro Monat beziehen. Genau hier beginnt ein Problem. Wer legt fest, was ein angemessener, erforderlicher Aufwand ist? Der Suchende macht das vor allem an der monatlichen Zahlungssumme fest und sagt: „Wichtig ist mir eine schnelle Reaktion, wenn mal was klemmt“. Und viele Anbieter sagen dann „Gut, für jedes Budget gibt es eine Lösung“ – auch mit nur wenig Stunden im Monat kann ich einem Unternehmen bei IT Themen helfen und meine eigenen Mitarbeiter besser auslasten. Alles scheint bestens.
Doch wenn nun eine derartige Vereinbarung geschlossen wird, müssen zwangsläufig Lücken bleiben. Stabiler, sicherer und zuverlässiger IT Betrieb passt nicht in „Möglichst wenig Stunden pro Monat“. Unsichtbare Risiken sind die Folge. Niemand hat darüber gesprochen – der IT Dienstleister kennt Sie, wurde aber explizit zu deren Behandlung nicht beauftragt. Viele Dienstleister sprechen natürlich Ihre Kunden auf Risiken an, aber auf Grund von mangelnder Erklärung oder zu viel „IT BlaBla“ werden die Angebote nicht als notwendig verstanden und abgelehnt. Nur die absolut offensichtlichen Dinge werden geregelt. Daraus resultiert, dass viele Unternehmen im Bezug auf IT oftmals „unangeschnallt Auto fahren“ ohne sich darum zu sorgen. Warum auch? Sie spüren ja das Problem gar nicht. Unbewusste Risiken behandelt einfach niemand. Trotzdem sind Sie da.
Tipp: lassen Sie Ihre IT Umgebung durch eine IT-Risikoanalyse auf Risiken überprüfen und versetzen Sie sich so in die Lage eine bewusste Entscheidung zur Übernahme oder Abwälzung eines Risikos zu treffen.
In den meisten Fällen führt eine IT Betreuung nach Aufwand also zu Lücken. Das stimmt natürlich nur dann, wenn der Dienstleister in Budgetgrenzen arbeiten muss. Würde der Auftrag lauten: „Machen Sie alles was erforderlich ist, um uns angemessen vor Risiken zu schützen“ entstünden wahrscheinlich keine Lücken, sofern der Anbieter nach einem solidem IT Betreuungskonzept arbeitet. Aber dann gäbe es neue Probleme. Warum ist die Rechnung so hoch? Warum hat dieses oder jenes so lange gedauert? Warum soll ich für Fehlerbehebung bezahlen – ich dachte ich bezahle dafür, dass keine Fehler auftreten?
Fehler treten in der IT im Übrigen immer auf. Hier wird mit Technologie gearbeitet, die per se nicht fehlerfrei sein kann. Zudem treten permanent sich stets ändernde Bedrohungen auf, die bewertet und gegebenenfalls behandelt werden müssen. Die Kunst ist es, diese Fehler und Bedrohungen bestmöglich abzuwenden und vor allem diese zu erkennen, bevor sie zu Problemen führen. Dafür sind proaktive Tätigkeiten erforderlich, deren Aufwand sehr stark schwanken kann.
Die Lösung dafür ist: IT Betreuung zum Festpreis, sogenannte Managed Services. Unter Ausnutzung von Skaleneffekten werden IT Dienstleistungen in der Regel sehr modular und flexibel zusammenstellbar in einem definierten Rahmen erbracht. Ähnlich wie beim jährlichen Fahrzeugservice werden hier Routineaufgaben im IT-Betrieb effizient und vor allem standardisiert erbracht. Durch die Standardisierung und unter Einbezug von Automatisierungen und Technologie können IT-Routine Aufgaben nun deutlich schneller und vor allem günstiger erbracht werden – als es bei einer individuellen Dienstleistung nach Aufwand der Fall wäre.
Der gravierendste Vorteil der IT-Betreuung nach dem Managed Services Modell ist folgender:
Während ein IT-Dienstleister der nach Aufwand abrechnet seine Wirtschaftlichkeit nur durch mehr Aufwand, also mehr Leistungsdauer verbessern kann, verbessert der Managed Service Anbieter seine Wirtschaftlichkeit ausschließlich durch optimierte, schnellere Prozesse. Es wird vor allem ein Ergebnis zum Festpreis geliefert. Aufwandsbasierte Leistungen dagegen liefern Zeit, welche nach genügend Zeit (Kosten) zum Ergebnis führen. Diese Situation sorgt dafür, dass Managed Service Anbieter und Konsumenten die gleichen Interessen verfolgen. Reibungslose, wenig spürbare IT Betreuung ist somit für alle gut.
Sind Managed Services nun für jedes Unternehmen empfehlenswert? Höchstwahrscheinlich ja. Für Unternehmen zwischen 10 und 100 Mitarbeitern, welche Ihre IT-Risiken bewusst und angemessen behandeln wollen, ist es der aktuell beste Lösungsansatz. Für größere Unternehmen kann der Eigenbetrieb aber ähnlich gute Ergebnisse liefern, sofern die Personalstärke, technische Voraussetzungen und das eigene Know-how entsprechend hoch ist. IntraConnect hat 360° IT Betreuung entwickelt, ein Konzept für die IT-Betreuung sächsischer Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern, welches für einen dauerhaft stabilen IT-Betrieb sorgt, Unternehmer entlastet und mehr Zeit für das Kerngeschäft und die strategische Weiterentwicklung des Unternehmens schafft.
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