Microsoft Power Automate ist ein Cloud-basierter Dienst, der alltägliche Aufgaben und Arbeitsabläufe durch die Verbindung von Anwendungen und Daten automatisiert. Die Plattform vereinfacht komplexe Prozesse, indem sie die Erstellung automatisierter Lösungen oder "Flows", wie sie in der Software genannt werden, erleichtert. Unternehmen können mit Microsoft Power Automate auf einfache Weise automatisierte Arbeitsabläufe erstellen, die sich in bestehende Systeme wie Office 365 und andere Anwendungen von Drittanbietern integrieren lassen. So können Benutzer manuelle Aufgaben wie das Versenden von E-Mails, das Erstellen von Dokumenten, das Nachverfolgen von Daten und vieles mehr automatisieren - und das alles, ohne Code schreiben zu müssen! Wichtig ist allerdings, die notwendige Logik eines Programmcodes zu verstehen und den Ablauf anlegen zu können.

Microsoft Power Automate arbeitet mit einer grafischen Benutzeroberfläche (GUI), um verschiedene Anwendungen miteinander zu verbinden. Dies macht es den Benutzern leicht, automatisierte Lösungen zu erstellen, ohne Code schreiben zu müssen. Über die grafische Benutzeroberfläche können Benutzer verschiedene Elemente wie Auslöser, Bedingungen, Aktionen und Konnektoren per Drag-and-Drop auf die Arbeitsfläche ziehen, um leistungsstarke Abläufe zu erstellen. Die Aktionen in Power Automate sind Konnektoren zugeordnet. Die Konnektoren stehen hierbei für die verschiedenen Anwendungen auf die zugegriffen werden kann. Hierbei sind die meisten Konnektoren die verschiedenen Apps in Microsoft 365 Umgebungen, wie beispielsweise SharePoint Online, Outlook oder Teams.

Aktuell arbeitet Microsoft gemeinsam mit der PnP-Community - IT-Arbeiter aus der gesamten Welt, die sich via Github verbunden haben, um Microsoft 365 Themen freiwillig weiterzuentwickeln - an weiteren Verbindungen zu Anwendungen und Services außerhalb der M365-Umgebung. Hierdurch sollen Automatismen noch umfangreicher werden. Neben diesen Verbindungen sind einige Steuerungselemente wie diverse Schleifen und Variablen vorhanden. Wem das noch nicht ausreicht, der kann mit Rest-Abfragen Zugriff auf eigens benötigte Anwendungen zugreifen – hierbei muss auf die API (zu deutsch: Programmierschnittstelle) der jeweiligen Anwendung zurückgegriffen werden.

Mit Flows - so werden die Automatisierungen in Power Automate genannt - lassen sich einfach einstufige Aufgaben oder komplexe mehrstufige Arbeitsabläufe erstellen. Flows sind immer nach demselben Prinzip aufgebaut. Zunächst wird ein Trigger, ein einstellbares Ereignis, ausgewählt, der die Ausführung des Flows startet. Dies kann ein zeitlich gesteuertes Ereignis sein, z.B. jeden Tag um 6 Uhr, oder auch ein manueller Flow. Hierbei wird der Flow nur ausgeführt, wenn dies aktiv durch den Nutzer gefordert wird. Zusätzlich gibt es unzählige automatische Ereignisse. Zu diesen zählt unter anderem die Neuanlage eines SharePoint-Elementes in einer SharePoint Liste oder Bibliothek. Nach dem ein Trigger ausgewählt wurde, muss immer eine Aktion mit hinterlegt werden, um den Flow abzuspeichern.

Letztendlich ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Microsoft Power Automate eine effektive Möglichkeit für Wissensarbeiter, Zeit und Geld zu sparen und gleichzeitig die Effizienz in ihrem Unternehmen zu steigern. Automatisierungsthemen lassen sich damit stark vereinfacht erstellen. Der größte Vorteil für mich ist, dass wir als Experten uns in Kundenprojekten vor allem um komplexe Automatisierungsthemen kümmern können, da der Kunden kleinere Umsetzungen - z.B. der oben gezeigte Benachrichtigungsflow - selbst erstellen kann. Wer die Zeit aufbringen und sich mit dem Automatisierungs-Tool auseinander setzen kann, sollte dies auf jeden Fall tun, da es mit Sicherheit in jedem Unternehmen einige Herausforderungen gibt, die man sehr leicht in Power Automate lösen und verbessern kann. Und das Beste daran: Es sind keine Programmierkenntnisse erforderlich! Wenn Sie also auf der Suche nach einer einfachen Möglichkeit sind, Ihre Geschäftsprozesse mit minimalem Aufwand und maximaler Wirkung zu automatisieren, dann sind Sie bei Microsoft Power Automate genau richtig!