Statt Zettel und Stift oder Notizbuch aus Papier nutzen wir heute ein digitales Notizbuch. Der Vorteil liegt klar auf der Hand: Von überall können Informationen erfasst, gespeichert und mit anderen geteilt werden. Das hilft uns dabei, spontane Ideen zu skizzieren, Informationen zu sammeln und sie mit anderen auszutauschen. In diesem Artikel möchten wir Ihnen Microsoft OneNote vorstellen und zeigen, welche nützlichen Funktionen es bereit hält, um Informationen gut zu organisieren und später auch wiederzufinden.
Microsoft OneNote: Das digitale Notizbuch
WAS IST ONENOTE FÜR WINDOWS 10?
OneNote ist eine von Microsoft bereitgestellte App und fester Bestandteil von Microsoft Office. Mit OneNote kann man digitale Notizbücher erstellen. Die Notizen können in Freiformdokumenten gespeichert und privat oder gemeinsam genutzt werden. Die App ist sehr einfach aufgebaut. Auf der linken Seite findet man die verschiedenen Notizbücher. In jedem Notizbuch können Abschnitte hinzugefügt und dazugehörige Seiten erstellt werden.
Bearbeiten von Notizen
Informationen werden in OneNote mit Word-ähnlichen Tools erfasst, wie zum Beispiel Aufzählungen, Hervorhebungen und das Verändern des Textstils. Ideen können mithilfe von Skizzen oder Notizen per digitalem Stift oder mit dem Finger festgehalten werden. Außerdem können Audionotizen, Onlinevideos und Dateien sowie Links eingebunden werden.
Teilen von Notizen
Teilen Sie Ihre Notizbücher für eine reibungslose Zusammenarbeit mit Kollegen und Geschäftspartnern. Wenn die Notizbücher in der Cloud auf OneDrive gespeichert sind, kann von jedem beliebigen Endgerät mit Hilfe eines Microsoft Office-Kontos auf die Informationen zugegriffen werden. Die meisten Notizbücher können organisationsübergreifend genutzt werden. Über den Teilen-Button können Sie ein Notizbuch mit einer anderen Person teilen. Es wird immer das gesamte Notizbuch geteilt, keine einzelnen Seiten oder Abschnitte. Bei dem Senden eines Links können in den Linkeinstellungen verschiedene Varianten ausgewählt werden. Je nach Einstellung Ihrer Organsiation können somit die Notizbücher mit externe und interne Personen geteilt werden.
ONENOTE IN MICROSOFT TEAMS NUTZEN
OneNote lässt sich einfach in MicrosoftTeams integrieren und ist bietet dort einen zentralen Ort zur Sammlung von Projektinformationen, Protokollen, etc. Zum Anlegen einesn Neuen oder Einfügen einens vorhandenen Notizbuches einfach einen beliebigen Kanal eines Teams auswählen. Im oberen Menüband das "+" klicken und OneNote auswählen. Die App wird dann als neue Registerkarte im jeweiligen Kanal hinzugefügt. Die Bezeichnung des neuen Menüpunktes kann individuell angepasst werden.
Wenn das OneNote im Teams eingebunden wurde, können Sie die grundlegenden Bearbeitungsfunktionen nutzen. Dabei werden die Registerkarten Datei, Start, Einfügen, Zeichnen und Ansicht angezeigt. Daneben befindet sich die Möglichkeit, das OneNote im Browser oder in der Desktop-App zu öffnen. Auf der linken Seite werden alle Abschnitte und Seiten angezeigt. Mit Klick auf das Lupensymbol können Abschnitte oder Seiten nach bestimmten Wörtern durchsucht werden.
Eingebettet ins Microsoft 365 Universum wird OneNote mit ein paar kleinen Kniffen zum Supertool. So lassen sich zum Beispiel mit Hilfe eines Flows automatisch neue Abschnitte in OneNote erstellen, wenn ein neuer Kanal in Teams angelegt wird.
Fazit
OneNote beendet zuverlässig jede Zettel-Wirtschaft und hilft Informationen zu ordnen, schnell zu finden und zu verteilen. Durch die intuitive Benutzeroberfläche und bekannte Office-Funktionen lassen sich einfach Texte und Tabellen einfügen und bearbeiten, Notizen per Handschrift oder Zeichnung (Tablet / Smartphone) ergänzen, Bilder, Audio- und Videodateien einbinden, Word- oder Excel-Dateien anhängen. Ein großer Vorteil ist, dass OneNote alle Elemente automatisch speichert. Den größten Nutzen bietet OneNote jedoch für die Teamarbeit. Die Freigabe von Notizbüchern ermöglicht es Teams aus Kollegen, Geschäftspartnern und Kunden gemeinsam auf Informationen zuzugreifen und diese in Echtzeit zu bearbeiten. Das Hin- und Hersenden von E-Mails und die Suche nach der letzten Version gehören damit der Vergangenheit an.
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