Migration des E-Mailsystems nach Office 365

Auf der Suche nach einem IT-Dienstleister mit Know-how im Novell-Umfeld und Erfahrungen bei der Umstellung auf Microsoft gab es 2014 den ersten Kontakt zur IntraConnect GmbH. Die bisherige IT-Landschaft bestand überwiegend aus Novell-Technologien, als E-Mail-Lösung wurde Novell GroupWise genutzt. Durch den hohen Anteil an Mitarbeitern im Außendienst bestanden hohe Anforderungen an die E-Mail-Lösung in Bezug auf Verfügbarkeit und mobile Nutzung. Außerdem sollte die Microsoft Office-Lizensierung für alle Mitarbeiter mit PC-Arbeitsplatz standardisiert werden.

Die grundlegende Entscheidung für eine Migration zu Microsoft Exchange stand fest, da dies quasi den Standard der in Unternehmen eingesetzten E-Mail-Lösungen darstellt. Es galt nun abzuwägen, ob Exchange on Premise oder Exchange online genutzt werden sollte. Die MSG entschied sich letztlich klar für Exchange Online, weil damit sämtliche Aufwände für Betrieb und Wartung der Umgebung in der IT-Abteilung entfallen. Lediglich das Verwalten der Nutzer wird noch durch die IT-Abteilung realisiert.

Weitere Gründe für die Wahl der Cloudlösung waren die deutliche Überlegenheit im Hinblick auf die Verfügbarkeit der Anwendung. Im On-Premise-Betrieb sind Störungen an einer zentralen Infrastrukturkomponente oder Wartungsarbeiten häufig mit Beeinträchtigung der Verfügbarkeit verbunden. Bei Störungen, die außerhalb der Arbeitszeiten der IT-Abteilung auftreten sind sogar Unterbrechungen über mehrere Stunden möglich. Durch die Nutzung von Exchange Online ist die Anwendung per SLA zu 99,9% verfügbar.

Eine Unterbrechung der Verfügbarkeit kommt daher nahezu nie vor. Nicht zuletzt waren auch die Modernisierung der Umgebung und Einsparungen von Lizenzkosten von Bedeutung.

Zu Beginn des Projektes wurden im Rahmen einer Bestandsaufnahme zunächst alle relevanten Informationen über das Quell- und Zielsystem erfasst. Dazu gehörten neben der zahlenmäßigen Auflistung von Mailboxen, IP-Adressen und Datenmengen im Filesystem auch Fragen zur Zustellung und dem Versand von E-Mails sowie zur Verwendung der Dokumenten-Library. Auch Fragen in Bezug auf Vertretungsrechte, genutzte Archive und verwendete Geräte wurden geklärt.

Zur Vorbereitung der Migration wurde zunächst das vorhandene GroupWise-System bereinigt. Dabei wurden nicht mehr benötigte Nutzer und E-Mails gelöscht. Außerdem wurden Archive aufgeräumt, da diese für die Migration zentral bereitgestellt werden mussten.

Im ersten Schritt erfolgte die Grundeinrichtung der Office 365 Umgebung unter Verwendung der über IntraConnect neu erworbenen Lizenzen. Dabei wurden die vorhandene Domäne „metering-msg.de“ in Office 365 anlegt und bestätigt sowie erforderliche Einträge im DNS gesetzt. 

Anschließend erfolgte die Installation und Einrichtung des Single Sign On mit Office 365. Dazu wurde Active Directory Federation Services (ADFS) auf zwei zur Verfügung gestellten Windows 2008 R2-Servern installiert, für Office 365 konfiguriert und die Active Directory Synchronisation mit Office 365 eingerichtet.

Im nächsten Schritt erfolgten Aufbau und Test der Migrationsplattform sowie die Einrichtung des verwendeten Migrationstoolkits des Herstellers GWAVA.

Nachdem die vorbereitenden Aufgaben und Tests abgeschlossen waren, konnte mit der Vor-Migration des Mailsystems begonnen werden. Dazu wurden zunächst 5 Mailboxen migriert, Nutzerdaten mittels Migrationstool übernommen, Protokolle geprüft und auftretende Fehler beseitigt.

Zu einem festgelegten Stichtag erfolgte dann an einem Wochenende die eigentliche Migration mit der Übernahme der vorhandenen E-Mails, der Umstellung des E-Mail-Eingangs sowie der Einbindung der mobilen Geräte. Die Übernahme der Nutzerdaten von Novell nach Microsoft wurde parallel durchführt.

Das Ausrollen der Outlook-Clients sowie die Schulung der Mitarbeiter wurden durch die IT-Verantwortlichen der MSG durchführt, die dafür im Vorfeld durch IntraConnect entsprechend geschult und eingewiesen wurden.

Nach einer Wartefrist von 4 Wochen wurden die Altsysteme abgeschaltet.

Neben der Übergabe einer ausführlichen Systemdokumentation unterstützte IntraConnect MSG nach der erfolgreichen Migration im Nutzersupport für Outlook und bei der Konfiguration der mobilen Geräte. Zusätzlich wurde Microsoft Exchange als E-Mail-Archivierungslösung in Office 365 implementiert.

Die gesamte Umstellung von der Planung bis zur vollständigen Umsetzung umfasste einen Zeitraum von 10 Wochen. Seitdem läuft das E-Mail-System im störungsfreien Betrieb und ohne Verfügbarkeitsunterbrechung. Der Aufwand für die Administration hat sich auf ein Minimum reduziert, was die IT-Mitarbeiter spürbar entlastet. Alle PC-Arbeitsplätze wurden mit der aktuellen Office-Version ausgestattet und erhalten seit dem regelmäßig die neuesten Updates/Versionen. Die Einbindung neuer Mobilgeräte lässt sich mühelos durchführen. Outlook läuft jetzt stabiler, sicherer und ist einfacher zu bedienen.

Ausfälle sind quasi nicht mehr vorhanden, die Arbeit von außerhalb der Büros ist einfacher, die Synchronisation auf mobile Endgeräte ist einfacher und stabiler.

Die Akzeptanz bei den Mitarbeitern ist sehr hoch. Besonders die Nutzung des Portals, die Synchronisation auf Smartphones sowie die Kalenderfunktionen werden spürbar häufiger genutzt, was sich bereits positiv auf die Terminplanung auswirkt