Schnell und sicher ins Homeoffice

Der einfachste Weg, die lokale Infrastruktur zu befähigen, auch aus dem Homeoffice genutzt zu werden, ist der Einsatz von so genannten Remote-Desktop Diensten. Das sind meist Server, die einen schnellen Zugriff auf die Unternehmensdaten haben. Der Homeoffice-Nutzer verbindet sich über einen Browser oder ein kleines Spezialprogramm auf diesen Server. Die Verbindung zwischen dem Nutzer und der Server kann dabei deutlich langsamer sein als die zwischen Server und Daten. Das liegt daran, dass nur der Bildschirminhalt sowie Maus und Tastatureingaben übertragen werden. Die Hersteller haben es geschafft, diese sehr schnell auch über langsame Internetleitungen übertragen zu können. Voraussetzung ist jedoch, dass ein solcher Remote-Desktop Server existiert und genügend Ressourcen hat, um alle Homeoffice Nutzer versorgen zu können. Dieser muss dabei häufig sehr leistungsfähig sein da er praktisch die Rechenleistung aller PCs im Unternehmen übernehmen muss.

Um die Kommunikation der Mitarbeiter an unterschiedlichen Arbeitsorten zu vereinfachen, werden verschiedene Kollaborationstools genutzt. Neben der Möglichkeit per Videotelefonie und Videokonferenz mit einander zu kommunizieren, zeigen Präsenzinformationen an, ob ein Kollege gerade beschäftigt oder erreichbar ist. Chats ermöglichen den zeitnahen und informellen Austausch untereinander. Ein derzeit häufig genutztes Kollaborationstool ist Microsoft Teams aus dem Office 365 Baukasten, mit dem man zusätzlich zu den oben genannten Funktionen auch gemeinsam an Dokumenten arbeiten kann. Fast alle Hersteller von Kollaborationstools bieten derzeit im Rahmen der Corona-Krise kostenlose Versionen an. Der Schulungsbedarf für die Nutzung der grundlegenden Funktionen ist relativ gering. Die Mitarbeiter können mit einer Onlineschulung mit den grundlegenden Funktionen vertraut gemacht werden und sind erfahrungsgemäß schnell in der Lage das neue Tool zu nutzen.

Zwar kann man mit Teams auch mit Kunden und Lieferanten kommunizieren, aber solange man Teams nicht als Telefonanlage konfiguriert (was möglich ist, aber häufig aus Kostengründen nicht getan wird), ist man darüber nicht über eine persönliche Telefonnummer erreichbar. Auch dafür gibt es jedoch Lösungen in Form von Cloud-Telefonanlagen. Im Gegensatz zu klassischen Telefonanlage, die irgendwo im Firmengebäude untergebracht ist und die gleichen Schwierigkeiten mit Fernarbeit wir die IT-Server haben, stehen Cloud-Telefonanlage in einem Rechenzentrum. Dieses ist von überall aus der Welt gleich gut erreichbar.

Diese Telefonanlagen haben größtenteils die gleichen Funktionen wie eine klassische Telefonanlage und können über Tischtelefone, Smartphone-Apps oder per Browser genutzt werden. Ein sehr bekanntes Produkt ist z.B. Cloudya von der Firma NFON. Mit dieser Software ist ein Mitarbeiter im Homeoffice genauso per Festnetz zu erreichen, wie an seinem Arbeitsplatz.

Da bei der Einführung von Digital Workplacelösungen neben der technischen Komponente, die Organisatorische eine große Rolle spielt und die Einführung mit teilweise erheblichen Planungs- und Umsetzungsaufwand verbunden ist, sind diese kurzfristig schwer umsetzbar.

Wenn aber dennoch kurzfristig die mobile Zusammenarbeit ermöglicht werden muss, können folgende 4 Schritte dabei helfen:

• Zugriff auf die Firmen-Daten herstellen
• Werkzeuge zur gemeinsamen Arbeit einführen
• Telefonie sicherstellen
• Organisatorische Rahmenbedingungen schaffen

 

Zugriff auf die Firmen-Daten herstellen

Für die Nutzung von Remote-Desktop wird im Normalfall ein Terminalserver genutzt. Das hat eine Reihe von Vorteilen, bedarf aber erheblicher Serverressourcen. Das Verfahren zur Datenübertragung zwischen Homeoffice und Server kann aber für den Zugriff auf vorhandene PCs genutzt werden. Für eine temporäre Phase ist es daher denkbar, dass sich die Mitarbeiter nicht auf einem solchen Server anmelden, sondern an ihrem (laufenden) PC, der im Büro steht (Rechner A). Da man diesen Rechner daher nicht mit nach Hause nehmen kann, benötigt man also ein weiteres Gerät. Entweder man beschafft Notebooks oder die Mitarbeiter nutzen ihre Privatgeräte (Rechner B).

Folgendes ist technisch nötig:

• Die Internetleitung muss stark genug sein, um den Zugriff auszuhalten. Dabei ist nicht sicher, wieviel Bandbreite benötigt wird. Das hängt stark davon ab, wie viel sich auf dem Bildschirm pro Sekunde ändert. Über den Daumen braucht man aber ungefähr 0,5 Mbit/s Upload Geschwindigkeit pro Nutzer, der per VPN arbeiten will.
• Einen Rechner, mit dem man auf den Arbeitsrechner zugreifen will (Rechner A). Theoretisch ist es möglich, Privatgeräte der Mitarbeiter dazu zu nutzen.
• Der Rechner, der im Büro steht, muss angeschaltet sein (Rechner B).
• Die Firmenfirewall erlaubt Mitarbeitern sich am internen Netz anzumelden. Dazu wird ein VPN-Zugang eingerichtet. Moderne Firewalls unterstützten das normalerweise ohne Zusatzkosten.

Nach der Einrichtung kann sich der Mitarbeiter mit wenigen Klicks auf seinen Firmenrechner verbinden und genauso arbeiten, wie als säße er direkt davor.

Hier finden Sie weitere Informationen: How to Use Remote Desktop Connection Windows 10 

Wenn Sie Hilfe benötigen, sprechen Sie uns einfach an!

WERKZEUGE ZUR GEMEINSAMEN ARBEIT EINFÜHREN 

Um die Kommunikation zwischen den Mitarbeiter auch im Homeoffice zu ermöglichen, kann man wie bereits beschrieben Kollaborationstools nutzen. Microsoft bietet seine Lösung „Teams“ für 6 Monate komplett gratis an. Die Einrichtung und Installation sind in ca. einer Stunde möglich.  

Diese Videos liefern einen ersten Einblick in die Möglichkeiten von Teams: 

https://www.youtube.com/watch?v=7tudGB-51F0 

https://www.youtube.com/watch?v=kdU5SHOzRHQ  

https://www.youtube.com/watch?v=p6ac9frS1ew 

https://www.youtube.com/watch?v=FMo49AOZDnE  

Wenn Sie Unterstützung bei der Einführung von Teams benötigen, sprechen Sie uns einfach an!

TELEFONIE SCHERSTELLEN 

Für das Problem der Erreichbarkeit per Telefon gibt es kein Patentrezept. Die schnellste Lösung ist sicherlich eine Rufumleitung für eingehende Telefonate. Ausgehende Anrufe können damit aber nicht abgefangen werden. Die Nutzung von Privatgeräten zum Anruf von Kunden und Lieferanten wird nur sehr eingeschränkt möglich sein. Eventuell könnten hier kurzfristig Mobiltelefone und Prepaid-SIM Karten beschafft werden. 

Alternativ haben viele moderne Telefonanlagen die Möglichkeit so genannte Soft-Clients zu nutzen. Diese kann man sich auf das Handy oder den Rechner installieren. Mithilfe eines Headsets ist man dann unter der gewohnten Telefonnummer erreichbar. 

Wenn keine der Lösungen in Frage kommt, wäre es denkbar, kurzfristig eine Cloudtelefonanlage zu mieten. Dabei fallen nur geringe Investitionskosten an (ca. 25 € pro Nebenstelle und ca. 500 € Einrichtungsaufwand). Es wird dann eine Rufumleitung von der bisherigen Telefonanlage auf die Cloudtelefonanlage eingerichtet. Man ist also unter der bisherigen Nummer erreichbar. Ausgehende Anrufen tragen dann natürlich eine andere Telefonnummer. 

Wenn Sie Unterstützung beim Thema Cloudtelefonie benötigen, sprechen Sie uns einfach an!

ORGANISATORISCHE RAHMENBEDINGUNGEN SCHAFFEN 

Neben den technischen Voraussetzungen, ist vor allem der organisatorischen Rahmen für die Zusammenarbeit aus dem Homeoffice neu zu definieren. Folgende Empfehlungen können Ihnen dabei helfen:

• Mitarbeiter eine DSGVO-konforme Richtlinie „Homeoffice“ unterschreiben lassen

• Kommunikationsroutinen im Team etablieren, zum Beispiel: 
  • "Team-Dailies": max.15 min | zu Beginn jedes Arbeitstags | mit Agenda
  • "Team-Weeklies": max. 60min | zu Beginn der Woche | mit Agenda 
  • "Krisen-Management-Dailies": max. 30min | Tägliche Abstimmungen treffen und Krisenmaßnahmen & Kommunikation koordinieren
• Klare Regeln für Remote-Work festlegen 
  • Pausen durchsetzen: zum Beispiel gemeinsame Mittagspause
  • Klaren Arbeitsanfang & klares Arbeitsende etablieren 
  • Videokonferenzen immer mit Video nutzen 
  • Moderator für jede Videokonferenz bestimmen und Agenda nutzen 
• Re-Priorisierung von Projekten & Kapazitätsplanung vornehmen 
  • Transparente Kapazitätsplanungs-Tabelle ist im Team veröffentlicht
  • Wer arbeitet gerade woran?
  • Wer wird demnächst frei?
• Klare und kontinuierliche Mitarbeiterkommunikation sicherstellen 
  • Regelmäßige Updates zur Situation und Maßnahmen 
  • Kommunikation geplant und strukturiert führen
  • Zuversicht statt Planlosigkeit