Microsoft entwickelt die Plattform Microsoft Viva immer weiter. Hierbei sollen zum einen die Produktivität gesteigert, zum anderen Themen wie persönliches Wohlbefinden und zwischenmenschliche Beziehungen im Team in den Mittelpunkt gestellt werden. Mittlerweile sind dem Tool einige Features hinzugekommen, die ich im HomeOffice gerne nutze. Da ich in Thüringen wohne und der Sitze der IntraConnect in Sachsen ist, arbeite überwiegend aus der Ferne. Allerdings stellte mich dies vor diverse Herausforderungen, die aber mittels Viva Insight gelöst bzw. verringert werden können.
Microsoft 365 Tools | Joshua Probst
Viva Insights – Begleiter für einen strukturierten Home-Office-Tag
Überblick
Viva Insights hilft Mitarbeitern im Home-Office, ihren Arbeitstag besser zu organisieren, indem es feste Arbeits- und Pausenzeiten sowie ungestörte Fokuszeiten ermöglicht. Es sendet Erinnerungen für den Feierabend und hilft, Meeting-Zeiten zu optimieren. Es unterstützt den eigenen Arbeitsalltag zu strukturieren, die Zeit effizienter nutzen und Überlastung zu vermeiden.
Virtuelles Pendeln
Das größte Probem für mich im Homeoffice war, einen gleichbleibenden Rhythmus zu finden. In meinem Fall hatte ich zum einen mit einem regelmäßigen Start, aber auch mit einem regelmäßigen Ende der Arbeitszeit Probleme. Vor allem das Arbeitszeitende war eine Herausforderung. Durch einen zeitigeren Arbeitsbeginn endet der eigene Arbeitstag früher als der der Kollegen. Doch durch diverse Faktoren kommt es dann doch dazu, dass man am Nachmittag noch kleinere Zusatzthemen bekommt, die man dann schnell zu Ende bearbeiten möchte. Somit verschiebt sich der Feierabend nach hinten. Wer dies kennt, kann das virtuelle Pendeln nutzen. Hierbei lässt sich ein festes Ende der Arbeitszeit definieren, durch welches eine Microsoft Teamsbenachrichtigung versendet wird, welches an das Ende der Arbeitszeit erinnert.
Transparenz schaffen
Während meine Kollegen sich täglich absprechen, ob und wo sie Mittag essen gehen, ist es schwierig zu erkennen, ob Kollegen im Homeoffice gerade im Mittag sind oder nicht. Wer regelmäßig Mittagspausen machen möchte, kann dies auch direkt im Viva Insight Tool mit wenigen Klicks einstellen. Unter der Registerkarte „Zeitfenster planen“ kann schnell eine regelmäßig stattfindende Mittagspause hinterlegt werden, die anschließend in den Kalender synchronisiert wird.
Zeitgleich kann das Tool aber auch genutzt werden, um einen gesamten besprechungsfreien Tag zu planen. Dies ist dann hilfreich, wenn man sich einen oder mehrere Tage in der Woche dafür blocken möchte, um an bestimten Themen zu arbeiten, ohne durch Meetings aus dem Bearbeitungsprozess herausgerissen zu werden.
Personalisierte Daten und Empfehlungen
Letztlich sind die durchgeführten Einstellungen hilfreich, um einen Rhythmus im Arbeitsalltag zu finden. Nützlich sind die Einstellungen dann, wenn man im Nachgang die selbst aufgestellten Regeln für den eigenen Arbeitstag kontrollieren möchte. Unter dem Reiter „Produktivität“ kann zwar nicht ausgewertet werden, wann man selbst Feierabend gemacht hat, aber ob und wie viele Meetings innerhalb bzw. außerhalb der selbst festgelegten Arbeitszeit stattgefunden haben.
Zusätzlich kann man dabei auch auswerten, ob man beispielsweise auf Termineinladungen geantwortet hat, ob man parallel stattfindene Meetings im Kalender hinterlegt hatte oder ob die Meetings pünktlich beendet wurden. P.S.: Die Teilnehmerquote sinkt, wenn man seine Zeitblocker in Teams erstellt, die automatisch als Onlinemeeting markiert werden und man dann nicht ins Meeting rein geht.
Fokuszeiten
Wer seinen Kalender mit Terminen entsprechend pflegt, der wird unter dem Reiter „Wohlbefinden“ eine sehr nützliche und von mir häufig verwendete Funktion finden, die auch im Büro nützlich sein kann. Mit der Funktion „Fokuszeiten“ stellt Microsoft aufgrund des eigenen Kalenders die nächsten freien Zeiträume innerhalb der Arbeitszeit visuell dar, die dann als Fokuszeit gebucht werden können. Hier wird automatisch der Teamsstatus so angepasst, dass Anrufe und Chatnachrichten keine Benachrichtigung auslösen und man so konzentriert an Themen arbeiten kann.
Fazit
Viva Insights bietet aus meiner Sicht viele Inhalte, die zwar auch selbst im Kalender mittels Termin(-serien) gemanaged werden können, aber entweder mit mehr Klicks oder mit mehr Aufwand verbunden sind. Vorteilhaft sind die Funktionen dann, wenn man seinen Arbeitstag besser managen möchte und nach möglichen Ansätzen sucht. Hierbei wird man von Microsoft auf einige Funktionen hingewiesen, die einen überischtlicheren Arbeitsalltag und ggf. eine Erhöhung der eigenen Produktivität ermöglichen.
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