06.05.2017 | Privatwirtschaft , IT-Automatisierung , Go Digital | Kreisel GmbH & Co. KG

Implementierung eines kundenvorgangsbezogenen Dokumenten-Management-Systems

Zentrale, automatisierte Dokumentenablage aus dem ERPSystem im DMS. Automatische Erzeugung von Vorgangsakten. Nahtlose Verknüpfung beider Systeme. Verbesserung der Informationsbeschaffung und Transparenz sowie deutliche Verkürzung der Bearbeitungszeiten.

Unternehmen

Die KREISEL GmbH & Co. KG ist ein international agierender Anlagenbauer. 120 Mitarbeiter planen, konstruieren und fertigen am Hauptsitz in Krauschwitz Komponenten für maßgeschneiderte Förderanlagen. Ein 4-köpfiges Serviceteam montiert die Baugruppen am Bestimmungsort inklusive der finalen Inbetriebnahme und dem Siegel Made in Germany.

Herausforderung

Im Zuge der Einführung eines ERPSystems sollte zeitgleich ein kundenvorgangsbezogenes Dokumentenmanagementsystem (DMS) für die Abteilungen Vertrieb, Einkauf, Versand, Produktion und Service eingeführt werden. Im Vorfeld erfolgte die Dokumentenablage in Ordnern auf Dateisystemebene. Dokumente fallen jedoch in verschiedenen Stufen an, wie zum Beispiel Interessenten oder Angebot/Auftrag. Zu Interessenten liegen beispielsweise Kommunikationsdokumente von Messebesuchen, Kontaktaufnahmen oder E-Mails vor. Die Stufe Angebot/Auftrag ist an den im ERP-System vergebenen Kundenvorgang gekoppelt. Hier werden die Anfrage, das Angebot, Zeichnungen und Spezifikationen zum Angebot bzw. zum Auftrag erfasst. Da die Informationen von mehreren Abteilungen benötigt werden, wurden die Dokumente in einem eigenständigen Bereich des Dateisystems je Abteilung abgelegt. Die doppelte Dokumentenablage, aber vor allem die zeitaufwendige Informationssuche waren Gründe für die Einführung des DMS.

Projektziele

Die neue webbasierte Dokumentenmanagement-Lösung sollte nahtlos mit dem ERP-System verknüpft werden. Im ERP-System erzeugte Dokumente sollten automatisiert und kundenvorgangsbezogen im DMS abgelegt werden. Vorgangsakten sollten aus dem ERP-System heraus geöffnet und Schriftverkehr nachträglich zu einem Vorgang zugeordnet werden können.

Durch die zeitgleiche Einführung von DMS und ERP-System sollte von Anfang an eine neue Arbeitsweise angewendet und dadurch eine bessere Informationstransparenz sowie eine deutliche Verkürzung der Bearbeitungszeiten erreicht werden.

Projekt-Entscheidung

Durch die Einführung des neuen ERP-Systems musste zeitnah das Problem der „manuellen Ablage“ der im neuen ERP-System generierten Dokumente (Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung, Lieferschein, etc.) gelöst werden. Da der Zeitaufwand zur Pflege und Nutzung des ERP-Systems nicht unerheblich ist, sollte die Ablage der systemgenerierten Dokumente vollkommen automatisiert werden. Die Implementierung musste zeitnah erfolgen.

Projektverlauf

In der Projektvorbereitung wurde durch die IT-Systemberater von IntraConnect ein detailliertes Lastenheft erstellt. Dieses enthielt sämtliche Projektanforderungen, wie zum Beispiel Ablagestruktur und Dokumentenarten, aber auch Meilensteine und Qualitätsanforderungen.

Nach Abnahme des Lastenheftes durch die Projektverantwortlichen der KREISEL GmbH & Co. KG wurde eine Testumgebung erstellt.

Dies hatte den Vorteil, dass bereits in einer frühen Projektphase Ergebnisse sichtbar waren und Tests durchgeführt werden konnten. Im Folgenden wurden Verbesserungen der Testumgebung vorgenommen und Wünsche der Testnutzer ergänzt.

Nach Abschluss aller Tests wurde der Prototyp in die Produktivumgebung überführt. Die Implementierung verlief reibungslos, da bereits im Vorfeld bei der Erstellung des Lastenhefts viele Fragen geklärt wurden.

Im Rahmen der Testphase wurde bereits eine Key-User-Schulung durchgeführt. Diese ausgewählten Personen übernahmen dann die Schulung weiterer Mitarbeiter.

Ergebnis und Nutzen

Nach einem Jahr der produktiven Nutzung des DMS ist die Akzeptanz unter den Mitarbeitern sehr hoch. Dokumente, die im ERP-System generiert werden, werden nun vollkommen automatisch im DMS abgelegt und Kundenakten automatisch erzeugt. Die Verbesserung für die Zusammenarbeit der Abteilungen besteht insbesondere in der Transparenz und Übersicht durch die zentrale Dateiablage. Der Aufwand für die Informationsbeschaffung hat sich deutlich reduziert.