Benutzerhandbuch

Im Vertragsmanager gibt es eine Reihe von Automatismen, welche Ihnen die Arbeit mit Ihren Verträgen erleichtern. Dazu gehören bspw. Berechnungen, automatische E-Mail-Benachrichtigungen, automatische Verlängerungen von Verträgen und das automatische Erstellen von Aufgaben. Nachfolgend werden die Automatismen näher erläutert:

• Vertragsstatus automatisch auf „Abgelaufen“ aktualisieren
  Wenn das Vertragsende eines Vertrags erreicht und, der Vertragsstatus ungleich „Abgelaufen“ und keine automatische Verlängerung ausgewählt ist, wird der Status des Vertrags auf „Abgelaufen“ gesetzt.
• Automatische Vertragsverlängerung
  Wenn das Vertragsende eines Vertrags mit Laufzeit erreicht ist, eine automatische Verlängerung ausgewählt sowie der Vertragsstatus „Gültig“ und das Feld „Gekündigt am“ leer ist, wird das Vertragsende um den Zeitraum verlängert, der im Feld „Verlängerbar um“ angegeben wurde.
• Automatisches Erstellen von Aufgaben
  In Verträgen mit Laufzeit wird eine Aufgabe zum „Ablauf des Kündigungsstichtages“ erstellt.
• Versand von E-Mail-Benachrichtigungen zu Aufgaben
  Wenn eine Aufgabe ansteht, wird der entsprechende Sachbearbeiter über die zu erledigende Aufgabe informiert. Dabei wird die E-Mail einmalig zum Anfangsdatum der Aufgabe versendet.
• Berechnung des Vertragsendes
  Im Bearbeitungsmodus eines Vertrags mit Laufzeit kann auf Basis des Vertragsbeginns und der Mindestvertragslaufzeit über den Button „Berechnen“ das Vertragsende automatisch berechnet werden. Dabei wird die Mindestvertragslaufzeit zum Vertragsbeginn hinzuaddiert.