Inhalt
Systemvoraussetzungen
Damit Ihnen der vollständige Funktionsumfang des Vertragsmanagers zur Verfügung steht, sollten folgende Systemvoraussetzungen gegeben sein:
- Voraussetzungen an die Hardware und das Betriebssystem für Office 365-Pläne für Unternehmen, Bildungseinrichtungen und Behörden.
- Installation des Browsers „Google Chrome“.
- Installation eines Outlook-Add-Ins, welches die Ablage von E-Mails über „Drag and Drop“ ermöglicht, bspw. OutlookFileDrag.
Begriffsdefinitionen
Ein Cockpit ist ein Arbeitsbereich, auf dem der Benutzer eine übersichtliche Darstellung häufig benötigter Informationen findet.
Eine Kachel ist ein Navigationseintrag, über den innerhalb des Vertragsmanagers zu einem Dashboard navigiert werden kann.
Metadaten sind Informationen, welche ein Dokument näher erläutern. Zum Beispiel werden als Vertrags-Metadaten der Vertragsbeginn, das Vertragsende, die Laufzeit eines Vertrages sowie der Titel erfasst.
Eine URL ist die Webadresse, unter welcher die Anwendung in einem Webbrowser aufrufbar ist, bspw. IhrTenant/sites/vm.
Ein Browser ist ein Programm, mit dessen Hilfe Inhalt aus dem Internet abgerufen werden können.
Aufruf des Vertragsmanagers
Das Produkt wird mit Hilfe eines gängigen Browsers (siehe Systemvoraussetzungen) aufgerufen. Geben Sie dazu ihre lösungsspezifische URL in die Adresszeile des Browsers ein.
Im Browser können für erneute Aufrufe Lesezeichen bzw. Favoriten zum Vertragsmanager gesetzt werden. Es ist empfehlenswert den Vertragsmanager im Intranet oder einer anderen zentralen Plattform des Unternehmens zu verlinken, so dass ein komfortabler Aufruf möglich ist.
HINWEIS: Sie sollten den Browser „Google Chrome“ verwenden. Bei Verwendung eines anderen Browsers kann sowohl die korrekte Funktionsfähigkeit als auch die optische Darstellung der Lösung beeinträchtigt werden.
Navigation im Vertragsmanger
Nachdem Sie den Vertragsmanager aufgerufen haben, gelangen Sie zur Startseite. Auf dieser finden Sie die sogenannte „Kachelnavigation“. Mit Hilfe dieser Kacheln können Sie innerhalb des Vertragsmanagement-Produktes navigieren. Sie können somit beispielsweise von dieser Startseite (das „Dashboard“) auf die „Vertragsübersicht“ navigieren und zurück.
Die nachfolgende Tabelle zeigt Ihnen eine Übersicht über die Kachelnavigation:
|
Kachel |
Beschreibung |
|---|---|
| Neuer Vertrag mit Laufzeit | Öffnet das New-Formular eines Vertrags mit Laufzeit (siehe auch “Hinzufügen eines Vertrags”). |
| Neuer Vertrag ohne Laufzeit | Öffnet das New-Formular eines Vertrags ohne Laufzeit (siehe auch “Hinzufügen eines Vertrags”). |
| Vertragsübersicht | Öffnet eine Übersicht aller Verträge (siehe auch “Vertragsübersicht”). |
| Dashboard | Öffnet eine übersichtliche Darstellung der von Sachbearbeitern benötigten Informationen (siehe auch “Dashboard”). |
| Reporting | Öffnet die Auswertung der im Vertragsmanager enthaltenen Daten (siehe auch “Reporting”). |
| Hilfe und Kontakt | Öffnet ein Dialogfeld mit einem Link zur Benutzerdokumentation und Kontaktdaten zum Support. |
Meine Cockpits
Ein Cockpit ist ein Arbeitsbereich, auf dem der Benutzer eine übersichtliche Darstellung häufig benötigter Informationen findet. Im Vertragsmanager gibt es die Unterscheidung zwischen drei Cockpits. Das „Dashboard“ ist der Arbeitsbereich, mit dem die Sachbearbeiter arbeiten. Die „Vertragsübersicht“ können Sie verwenden, um über alle Verträge zu suchen. Das „Reporting“ dient zur Auswertung der zur Verfügung stehenden Informationen.
DASHBOARD
Das Dashboard stellt eine übersichtliche Darstellung der von Sachbearbeitern benötigten Informationen zur Verfügung. Unter anderem können nach Verträgen gesucht, aktuelle und bald anstehende Vertragsaufgaben eingesehen und neue sowie bald ablaufende Verträge angezeigt werden.
Um zum Dashboard zu gelangen, klicken Sie auf die Kachel „Dashboard“.
Nachdem Sie das Dashboard aufgerufen haben, sehen Sie einen zweispaltigen Aufbau. Auf der linken Seite sehen Sie:
- Vertragssuche
Hier finden Sie alle angelegten Verträge. Über der Liste sehen Sie eine Suchleiste, mit der Sie alle Verträge durchsuchen können. - Neue Verträge
Hier werden alle Verträge aufsteigend nach dem Erstellungsdatum sortiert, angezeigt
Auf der rechten Seite sehen Sie:
- Aufgaben, die meine Aufmerksamkeit benötigen
Es werden alle Aufgaben angezeigt, die Ihnen zuordnet sind und welche das Anfangsdatum erreicht haben. Sie werden nach dem Fälligkeitsdatum sortiert, d.h. die Aufgaben, die am dringendsten sind, werden zuerst angezeigt. - Bald anstehende Aufgaben
Es werden alle Aufgaben angezeigt, die Ihnen zuordnet sind und welche das Anfangsdatum noch nicht erreicht haben. Sie werden nach dem Fälligkeitsdatum sortiert, d.h. die Aufgaben, die bald fällig sind, werden zuerst angezeigt. - Ablaufende Verträge (3 Monate)
Hier werden alle Verträge angezeigt, welche in den nächsten drei Monaten das Vertragsende erreichen.
VERTRAGSÜBERSICHT
Die Vertragsübersicht stellt eine umfangreiche tabellarische Ansicht von Vertragsinformationen zur Verfügung. In diesem Cockpit kann am besten nach Verträgen gesucht werden.
Um zur Vertragsübersicht zu gelangen, klicken Sie auf die Kachel „Vertragsübersicht".
REPORTING
Das Cockpit „Reporting“ ist unter Reporting beschrieben.